Wie geht Supertext mit Ihren Daten um?

Datenschutzerklärung | Stand: Mai 2018

Wir wollen es Ihnen einfach machen. Und uns an die sprachlichen Vorschriften der DSGVO halten. Darum ist diese Datenschutzerklärung in Plain Language – und damit in einer klaren und verständlichen Sprache – geschrieben.


§ 1

Einleitung

Die Supertext Deutschland GmbH bietet verschiedene Sprachdienstleistungen über das Internet an. Diese Leistungen erbringen wir in Zusammenarbeit mit einem großen Netzwerk freischaffender Sprachprofis. Dazu gehören Texter, Autoren, Journalisten, Übersetzer, Lektoren, Korrektoren und Plain-Language-Spezialisten.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Darum zeigen wir Ihnen in dieser Erklärung auf, wie wir mit Ihren persönlichen Angaben umgehen.

Um die Dienstleistungen der Supertext Deutschland GmbH nutzen zu können, müssen Sie diese Datenschutzerklärung annehmen. Dabei müssen Sie wissen, dass sich diese Erklärung von Zeit zu Zeit ändern kann. Wir schränken die Rechte, die Ihnen diese Datenschutzerklärung garantiert, aber nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Alle Änderungen veröffentlichen wir auf dieser Seite. Machen wir besonders starke Anpassungen, dann informieren wir unsere Kunden und Kontakte außerdem immer persönlich. Ältere Versionen dieser Erklärung bewahren wir zudem in einem Archiv auf – Sie können sie auf Nachfrage gerne einsehen.

§ 2

Anwendbares Rechts

Unsere Website unterliegt dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht. Konkreter: dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie speziell der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU).

§ 3

Welche Personendaten speichern und bearbeiten wir?

In unserem Supertext-System legen wir für aktuelle und potenzielle Kunden, Partner und freischaffende Mitarbeitende persönliche Profile an. Diese Profile umfassen hauptsächlich Kontaktangaben, die die Besucherinnen und Besucher unserer Website selbst erfassen. Dazu gehören folgende Angaben:

  • Namen
  • Geschlecht
  • Kontaktadressen (privat oder beruflich)
  • E-Mail-Adressen
  • Websites
  • Telefonnummern
  • Profilbild.

Außerdem legen wir nach Bedarf auch Angaben ab, die für die Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung wichtig sind. Zum Beispiel:

  • Dokumente, die wir in Bearbeitung/Übersetzung geben
  • Notizen aus Beratungsgesprächen
  • Logfiles, die die auftragsbezogenen Systemaktionen im Kundenprofil aufzeichnen.

Zur Sicherheit können wir auch die IP-Adresse sowie Zeit und Datum speichern. Dies tun wir, um Missbrauch, zum Beispiel Identitätsdiebstahl und Spam, zu bekämpfen.

Schließlich können Newsletter Grafiken und Weblinks enthalten, mit denen wir personenbezogen erfassen können, ob Adressaten einen einzelnen Newsletter geöffnet haben und welche Weblinks sie angeklickt haben. So erfassen wir die Nutzung von Newslettern, um deren Qualität zu sichern und Verbesserungen zu ermöglichen.

Das Speichern und Erfassen von Daten ist uns rechtlich gestattet. Es hat seine Grundlagen in der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f – mit der Informationssicherheit als berechtigtem Interesse.

§ 4

Wo speichern wir diese Daten?

Unsere Website, das zugehörige Supertext-System sowie die gesamte Datenbank hosten wir bei Microsoft Azure in Irland und den Niederlanden. Für jeden Zugriff auf die Supertext-Website erstellt Microsoft Azure standardmäßige Webserver-Logdateien. Sie umfassen folgende Angaben:

  • IP-Adresse
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Browser-Anfrage einschließlich der Herkunft der Anfrage (sogenannter Referrer)
  • Wichtig ist auch der sogenannte User-Agent, der Aufschluss über die Art des verwendeten Browsers gibt – insbesondere über die Sprache, die Version und das Betriebssystem.

Zusätzlich führt das Supertext-System Logdateien, die Fehler und Funktionsaufrufe protokollieren. Diese Logdateien können Benutzerdaten beinhalten. Die Logdateien helfen uns, technische Probleme zu erkennen und die Sicherheit zu gewährleisten. Wir löschen alle Logfiles spätestens nach 365 Tagen.

Wie in allen EU-Mitgliedstaaten ist in Irland und den Niederlanden ein angemessener Datenschutz gewährleistet. Die rechtlichen Grundlagen für das Führen von Logdateien liegen in der DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f – mit der Informationssicherheit als berechtigtem Interesse. Weitere Informationen finden Sie außerdem in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

§ 5

Wozu verwenden wir die Daten?

Die gesammelten Daten verwenden wir ausschließlich für:

  • die laufende Auftragsabwicklung
  • die Betreuung und Beratung unserer Kunden
  • Verkaufsanalysen (mit und ohne Personenbezug)
  • Webtraffic-Analysen (mit und ohne Personenbezug)
  • Sales- und Marketing-Aktivitäten innerhalb der Supertext-Gruppe.

Dazu können wir Daten auch an Dritte weitergeben. Dies geschieht zum Beispiel dann, wenn freischaffende Übersetzer oder Newsletter-Tool-Anbieter Daten benötigen, um Aufträge zu verarbeiten. Daten geben wir aber nur dann weiter, wenn dies nötig ist, um unsere definierten Zwecke zu erreichen – und nie zur weiteren Verwendung durch Dritte.

§ 6

Wie gewährleisten wir die Datensicherheit?

Wir haben verschiedenste prozessbezogene, physische und technische Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um Ihre Daten vor Verlust, Diebstahl und unautorisiertem Zugriff zu schützen. Aufgrund der elektronischen Datenkommunikation können wir aber keine 100%ige Vertraulichkeit gewährleisten – ein Restrisiko bleibt.

Als Kunde sind Sie selbst für die Sicherheit Ihrer Login-Daten, Ihres E-Mail-Accounts sowie des bezogenen API-Authentifizierungs-Tokens (siehe § 7) verantwortlich. Auf unsere Website greifen Sie mittels einer Transportverschlüsselung (SSL/TLS) zu.

§ 7

Welche Services wickeln Dritte für uns ab?

Um die täglichen Text- und Übersetzungsaufträge zu erfüllen, greifen wir auf unsere Partnergesellschaften der Supertext-Gruppe sowie unser globales Netzwerk freischaffender Texter, Übersetzer, Korrektoren, Lektoren und Plain-Language-Spezialisten zurück. Sie alle erhalten von uns nur die Dokumente, die von unseren Kunden eingereicht werden – und keine weiteren Personendaten.

Wichtig für Sie zu wissen ist: Alle unsere Partner sind zur Geheimhaltung sämtlicher Personendaten verpflichtet. Dabei gibt es drei Kategorien.

  1. Die meisten US-amerikanischen Partner gewährleisten einen angemessenen Datenschutz gemäß dem amerikanisch-europäischen und den amerikanisch-schweizerischen Privacy Shield. Beim Privacy Shield handelt es sich um eine Absprache auf dem Gebiet des Datenschutzrechts, die zwischen der Europäischen Union respektive der Schweiz und den USA ausgehandelt wurde.
  2. Unternehmen, die ihren Sitz in einem EU-Mitgliedstaat haben, sind selbst zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Damit ist auch hier ein angemessener Datenschutz gewährleistet. Die Rechtsgrundlagen für den Datenschutz europäischer Unternehmen liegen in der DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. a u. b.
  3. Einzelne US-amerikanische Partner unterstehen weder dem Privacy Shield noch der DSGVO. Hier hat die Supertext Deutschland GmbH eigene Übereinkünfte abgeschlossen, die unsere Partner zum Geheimhaltung aller Daten verpflichten.

Services der Kategorie A

Für den Newsletter-Versand verwenden wir MailChimp (USA). Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von MailChimp.

Für den automatisierten E-Mail-Versand aus dem Supertext-System verwenden wir SendGrid (USA). Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von SendGrid.

Für die Buchhaltung verwenden wir QuickBooks von Intuit, Inc. (USA). Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Intuit, Inc.

Für Chats über unsere Website verwenden wir Intercom (USA). Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Intercom.

Für das Einbetten von Karten verwenden wir Google Maps, zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Websites Google Analytics und zum Schalten von Suchmaschinenwerbung (SEA) Google AdWords. Ausserdem setzen wir für das Einbetten von Videos auf YouTube. Bei der Nutzung dieser Dienste werden Daten an die Google LLC in den USA übertragen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Google.

Die Rechtsgrundlage für den Umgang mit Videos liegt in der DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. f – mit dem Betrieb unserer Website und der Informationssicherheit als berechtigte Interessen.


Services der Kategorie B

Zur Abwicklung des Tagesgeschäfts, sprich: E-Mails, Dateispeicherung, Teamchats etc., verwenden wir die Office365-Suite von Microsoft (Irland). Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Für die Analyse von E-Mail-Problemen verwenden wir DMARC Analyzer (Niederlande). Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung von DMARC Analyzer.


Services der Kategorie C

Zum Versand von Sales-E-Mails verwenden wir PersistIQ (USA). Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von PersistIQ.

Zum Einbinden von Schriftarten verwenden wir Webtype (USA). Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Webtype.

Für die Vereinbarung von Besprechungsterminen über unsere Website verwenden wir Calendly (USA). Weitere Informationen dazu finden Sie in der ausführlichen Datenschutzerklärung von Calendly.


Schließlich bieten wir zahlreiche Integrationen unserer Text- und Übersetzungsplattform in Drittsysteme (z. B. Content-Management-Systeme wie WordPress und Drupal sowie die Publishing-Software ns.publish) an. Über diese Anbindungen können Sie als Kunde direkt aus dem Drittsystem Bestellungen bei der Supertext Deutschland GmbH aufgeben und verwalten. Um diese Anbindungen zu nutzen, müssen Sie sich als Benutzer vorgängig bei der Verknüpfung mit einem API-Authentifizierungs-Token ausweisen. Einen solchen Token erstellen wir für jeden User automatisch und stellen ihn Ihnen in Ihrem Benutzerkonto zur Verfügung. Bewahren Sie den Token sorgfältig auf, um Missbrauch zu verhindern.

§ 8

Wie verwenden wir Cookies?

Die Supertext Deutschland GmbH verwendet Cookies, um Ihnen eine bessere, schnellere und sicherere Nutzung unserer Services zu bieten. Die Supertext-Dienste – einschließlich unserer verschiedenen Websites, APIs, E-Mail-Mitteilungen und Anzeigen – nutzen diese Technologie unter anderem für Folgendes:

  • für Ihre Anmeldung im Supertext-System
  • zum Speichern Ihrer Einstellungen
  • zum Personalisieren der angezeigten Inhalte
  • zum Schutz vor Spam und Missbrauch.

Ausdrücklich nicht verwenden wir Cookies zum Schalten personalisierter Werbeanzeigen (Remarketing).

Was sind Cookies?
Cookies sind kleine Dateien, die von Websites auf Ihrem Computer abgelegt werden, während Sie im Internet surfen. Wie auf vielen anderen Websites verwenden auch wir Cookies, um herauszufinden, wie unsere Dienste genutzt werden und wie sie sich weiter verbessern lassen.

Warum verwenden wir diese Technologie?
Wir verwenden Cookies, um unsere Dienste auf vielfältige Weise anzubieten, zu messen und zu verbessern. Die Einsatzzwecke lassen sich dabei einer der folgenden Kategorien zuweisen:

Authentifizierung und Sicherheit:

  • Für Ihre Anmeldung bei Supertext
  • Zum Schutz Ihrer Sicherheit
  • Für den Zugriff auf Inhalte, die nicht für alle Nutzer zugänglich sind
  • Zur Ermittlung und Bekämpfung von Spam und Missbrauch.

Diese Technologien helfen beispielsweise bei der Authentifizierung, wenn Sie auf das Supertext-System zugreifen, und verhindern den widerrechtlichen Zugriff Dritter auf Ihren Account.

Einstellungen:
Cookies helfen uns beispielsweise dabei, Ihre Einstellungen zur Sprache oder zum Land, in dem Sie sich gerade befinden, zu speichern. Wir können Ihnen so Inhalte in der eingestellten Sprache zeigen, ohne Sie bei der Anmeldung jedes Mal wieder neu nach der Sprache fragen zu müssen.

Setzen wir auf ein On- und Offsite-Targeting?
Nein, das tun wir nicht. Targeting (engl. target = Ziel) bezeichnet die genaue Zielgruppenansprache im On- und Offline-Marketing. Wichtigste Voraussetzung dafür ist die Zielgruppenbestimmung im Vorfeld einer geplanten Werbekampagne. Über moderne Technologien ist es möglich, eine Kampagne zielgruppengenau zu steuern.

Gibt es auch Cookies von Drittanbietern (Third-Party-Cookies)?
Ja, die gibt es. Und zwar setzt das integrierte Google Analytics ein Cookie, damit wir Ihr Surfverhalten auf den Supertext-Websites nachvollziehen können. Dasselbe geschieht, wenn Sie via eine Anzeige auf Google AdWords auf unsere Seite gelangen.

Wie können Sie die Speicherung von Cookies verhindern?
Google bietet ein Browser-Add-on an, mit dem Sie die Aufzeichnung in Google Analytics deaktivieren können. In Ihrem Browser können Sie ausserdem einstellen, dass Cookies nur mit Ihrer Zustimmung und nur im Einzelfall gesetzt werden dürfen.

§ 9

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Alle Besucherinnen und Besucher unserer Website wie auch andere Personen können von uns eine kostenlose Auskunft darüber verlangen, ob und welche ihrer Personendaten durch uns bearbeitet werden. Außerdem haben Sie noch weitere Rechte. So haben Sie das Recht:

  • die Bearbeitung Ihrer Personendaten einschränken zu lassen
  • die Herausgabe der Datensätze, die Sie betreffen, zu verlangen
  • Ihre Personendaten berichtigen, löschen («Recht auf Vergessenwerden») oder sperren zu lassen
  • erteilte Einwilligungen zu widerrufen
  • Widerspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Personendaten zu erheben.

Personen, deren Personendaten wir bearbeiten, verfügen über ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz. Die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im Bundesland Berlin ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

§ 10

Abschließende Information

Eine Newsletter-Abmeldung ist bei jeder einzelnen Newsletter-E-Mail oder auch im direkten Kontakt mit der Supertext Deutschland GmbH jederzeit möglich.

Der Zugriff auf unsere Website unterliegt – wie jede Internetnutzung – der allgemeinen, anlasslosen, unterschiedslosen und verdachtsunabhängigen Massenüberwachung durch Sicherheitsbehörden in Deutschland, in der EU, in den USA und in anderen Staaten.

§ 11

Verantwortung und Kontaktadressen

Die Verantwortung für den Datenschutz trägt bei der Supertext Deutschland GmbH Chiara Tormen. Sowohl betroffene Personen als auch Aufsichtsbehörden können uns per E-Mail und per Briefpost erreichen:

datenschutz@supertext.de
Supertext Deutschland GmbH | Dudenstraße 78 | 10965 Berlin | Deutschland